Céges folyamatokat támogató automatizmusok – Top szoftverek a gyakorlatban

Vállalkozási tanácsadóként számos cég manuális folyamatait vizsgáljuk és véleményezzük, így gyorsan be tudjuk azonosítani azokat az időigényes, de automatizálható feladatokat, amelyek az adott iparágakban előfordulnak. A céges folyamatok automatizálása azonban nem működhet hatékony, jól funkcionáló, feladatra szabott szoftverek, rendszerek nélkül. Az alábbiakban összegyűjtöttük a szerintünk legjobbakat.

A könnyebb érthetőség kedvéért területenként megnézve vizsgáljuk, hogy melyik értékesítési lépésnél milyen segítséget érdemes igénybe venni.

Ne feledjük, az automatizálásnak köszönhetően a cégek alacsonyabb költségeket, nagyobb termelékenységet és jobb eredményt érhetnek el, ezért a következő szoftvereket szoktuk ügyfeleinknek javasolni.

 

Értékesítési folyamatokat támogató automatizmusok

 

Mivel az értékesítésnek vannak előtte, alatta és utána szakaszai, valamint mindegyikben speciális munkafolyamatok zajlanak, több olyan szoftverre, rendszerre lehet szükségünk, amely megkönnyíti a munkavégzést. Ettől azonban nem kell megijedni, hiszen az általunk ajánlott automatizmusokkal könnyű megbarátkozni, aki pedig hozzánk fordul tanácsért, annak mindent meg is mutatunk, meg is tanítunk. Nézzük, mely területre mi az ötletünk.

 

Automatizmusok az ügyfélszerzés, – kapcsolatok területén

 

1. A pénzügyi menedzsment és számlázás az egyik leginkább időrabló tevékenység egy vállalat életében, ezért egyértelmű, hogy először itt kezdünk. A különböző pénzügyi tranzakciókat, jelentéseket, a számlázást olyan számviteli szoftverek segítségével gyorsíthatjuk meg, mint a számlázz.hu vagy a Billingo. Ezzel leegyszerűsíthetjük minden pénzügyi műveletünket, csökkentjük a hibákat és rengeteg időt takarítunk meg, amelyet az ügyfelekre fordíthatunk. Ha tehát ez a rész rendben van, koncentrálhatunk a vevőink előszűrésére, illetve az ügyfélszerzésre.
2. Az ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) rendszerek fontosságáról már többször szóltunk, a hogyanra azonban még nem tettünk javaslatot az oldalunkon. Tapasztalataink szerint a Salesautopilot.hu szoftver igen jó megoldást jelent az értékesítési folyamataink automatizálásában, mert ezzel nagyon könnyen nyomon követhetjük az ügyfelek adatait és kezelhetjük a velük történő értékesítési interakciókat. Úgy véljük, ennek automatizálására azért van nagy szükség, mert több időnk marad a kapcsolatok értékes és személyes ápolására, hiszen számos, nem személyes jelenlétet követelő lépés manuális megvalósítását kiiktathatjuk.
3. Ügyfél-előszűrés: Ezen a területen is nagyon megéri használhatóak CRM szoftverek (pl. Pipedrive) és AI-alapú eszközöket használni, mint amilyen a Clearbit vagy a SalesWings. Ezek a rendszerek úgy automatizálják az ügyfél-előszűrési folyamatokat, hogy elemzik a vásárlók online viselkedését, vizsgálják a demográfiai adataikat és más alapvető tényezőket, amelyek meghatározzák a lead minőségét.

 

Érdemes az ügyfélszerzés folyamatához is AI-alapú chatbotokat, mint például ManyChat vagy Intercom, használni, amelyek automatizálják az új ügyfelek interakcióit és minősítik a potenciális ügyfeleket is.

Amennyiben ügyféloldalon jól működő rendszereket hozunk létre, foglalkozhatunk az értékesítés következő területeivel, az ajánlatkészítéssel, szerződésekkel, pontosabban az ehhez javasolt automatizmusokkal is.

 

Automatizmusok az értékesítési folyamatokban

 

1. Az ajánlatkészítési folyamat egyszerűsítéséhez PandaDoc-ot vagy Proposify-t ajánlunk, mert ezek a szoftverek hatékonyan segítenek a professzionális és interaktív ajánlatok létrehozásában, kezelésében és előrehaladásuk nyomon követésében.
2. Érdemes beállítani olyan automatizált nyomon követést is, amely e-mailes marketingeszközökre (hírlevélküldő rendszerek) alapul. Ilyen lehet a Salesautopilot.hu, MailChimp vagy az ActiveCampaign is. Ezek rendszeres kommunikációt biztosítanak a potenciális ügyfelekkel, segítségükkel pedig a marketingkampányaink is automatizálhatók. A céges marketingnek azonban csak egy része a kampány.
3. Használjunk olyan marketingautomatizálási platformokat is, amilyen a Marketo vagy a Pardot, hogy az ismétlődő marketingfeladatok (pl. posztolás, hirdetések, közösségimédia-oldalak kezelése stb.) se raboljanak el tőlünk feleslegesen időt. Ezekkel a rendszerekkel a célközönség megcélzása is pontosabb és általuk a ROI-t is javíthatjuk.

 

Az elmúlt évek tapasztalatai alapján bátran kijelenthetjük, hogy ha az ügyfélkezelés és a marketingfolyamataink automatizálása sikeres, nem úszhatjuk meg az alábbi két terület rendbe tételét sem. És miért akarnánk megúszni? Nem gondolom, hogy annyira szeretnénk újra- és újra manuálisan szerződésírással foglalkozni, ahogyan a megrendelések kézi kezelése sem tartozik a kedvenceink közé. Mutatjuk, ezekre a területekre milyen automatizmusokat javaslunk.

 

Automatizmusok a rendelési folyamatokban

 

1. Szerződéseink kezeléséhez érdemes igénybe venni a Concord vagy a ContractWorks szoftvereket, amelyek leveszik a vállunkról a szerződések megírásának terhét, áttekinthetővé és követhetőbbé is téve azokat. Nem beszélve arról, hogy általuk csökkentjük a megcsúszás veszélyét és a jogszabályi előírások betartásával sem lesz gondunk többé.
2. Végül, de nem utolsósorban érdemes megismerkednünk az UpKeep vagy a BlueFolder szoftverekkel is, amelyek a munkamegrendelési rendszereinket segítenek automatizálni. Ezekkel a kezelőszoftverekkel hatékonyan és gyorsan rendelhetünk feladatokat az egyes lépésekhez, nyomon is követhetjük a végrehajtásukat. A gyakorlatban ez jobb szervezést, kevesebb hibát és több profitot jelent a cégnek.

 

Kérdezem tehát: Miért ne akarnánk csökkenteni a terheinket, miért ne akarnánk hatékonyabbak és profitábilisak lenni, miért ne akarnánk folyamatainkat automatizmusokkal megtámogatni? Az AI és a fejlett technológiák ésszerű kihasználása lehetővé teszi, hogy a kritikus döntéshozatali feladatokra összpontosítsunk és hatékonyan növeljük vállalkozásunkat ahelyett, hogy mindig csak a papírmunka fölött görnyednénk.

Jól hangzik, igaz? Akkor vágjunk bele!

 

Kapcsolódó cikkünket az időrabló céges tevékenységekről itt találod.

Ha pedig segítségre van szükséged a céged folyamataihoz, a rendszereid kezeléséhez, vedd fel velünk a kapcsolatot itt, vagy a Facebook, illetve LinkedIn-oldalunkon keresztül. Egy rövid beszélgetésben megnézzük, hogyan tudunk téged hosszútávon támogatni. Átnézzük az értékesítési folyamatodat, teszteljük az értékesítőidet és segítünk megtalálni a fejlődési pontokat is. Dolgozzunk együtt!