Az ember alapvetően úgy van összerakva, hogy tart az újdonságoktól. Ennek oka részben abban keresendő, hogy amit nem ismerünk, az ijesztőnek tűnik a számunkra. Az automatizált rendszerekkel kapcsolatban is rengeteg hiedelem és tévhit kering mind az interneten, mind az emberek fejében, ezért most részletesen megcáfoljuk ezeket. Az átláthatóság kedvéért 4 téma köré csoportosítottuk a tévhiteket.
Munkatársak – Betanítás – oktatás
„Nekem kell betanítanom a munkatársaimat? / Nem fogja betanítani senki a munkatársainkat?”
Az új, automatizált rendszerek bevezetésekor a rendszer kialakítója általában nem ad extra támogatást az oktatáshoz, ami – lássuk be – nem előnyös. Nálunk, a Legendás Szolgáltatásnál természetesen ez nem így működik.
„A munkatársaim a legnagyobb ellenállók egy új rendszer bevezetése kapcsán, ezért bele sem kezdek. Biztos, hogy nem fogják támogatni.”
Sajnos ez nagyon gyakori és tipikus eset, ezért mi eleve más megközelítéssel kezeljük az adott projekteket.
- Első körben mindig feltérképezzük a cég aktuális helyzetét, a munkatársak munkáját.
- Második körben – a tervezéskor – mindig megkérjük az ügyvezetőt, hogy a különböző folyamatokba vonják be a munkatársakat. Így jelentősen növelhető az elköteleződés, hiszen a kollégák nemcsak azt látják, hogy kíváncsiak a véleményükre, hanem fel is használják azokat. Ezen kívül az sem elhanyagolható számukra, hogy megértik, mi miért történik és mivel fog javulni a munkájuk.
„Maradok a Google sheet-eknél, az is tud infót adni. A munkatársaim is képesek ez alapján működni!”
Ez igaz, a Excel-táblákban is rengeteg hasznos információt, adatot lehet tárolni a leendő és meglévő vevőkről. Azonban ha egy cég fejlődni szeretne, hatékonyabbá válni, igazi megoldásként üdvözölheti, ha az adatokhoz automatizmusokat állíthat be. Az automatizált rendszerekkel nemcsak az ügyfélélményt, az értékesítési eredményeket tudják növelni, de csökkentik a munkatársak hatékonyságát, a hibázási lehetőségeket is.
Utánkövetés – támogatás
„Mi lesz, ha elkészül a rendszer, és szeretnénk rajta később módosítani. Mindig külsőst kell majd hívni?”
Minden projekt esetében átadjuk a tudást az ügyfeleink számára, így ők is képesek lesznek a módosításokra. Esetünkben az automatizált rendszerekhez tartozik egy tudásbázis is, így az is felhasználható a változtatásokhoz. Természetesen igény szerint szívesen támogatjuk a vevőinket a rendszer mindennapi használata közben, például egy új kampány vagy egy új szolgáltatás elindításakor, ezért bátran meg lehet keresni bennünket a rendszerek használata közben is.
„Vannak ilyen tapasztalataink, de nem szoktunk kapni támogatást a bevezetést követően!”
Ahogyan fentebb olvasható, a tervezés, a stratégiai alkotás és megvalósítást követően is támogatjuk az ügyfeleinket. Nem engedjük el a kezüket, sőt további szolgáltatásinkkal is ott vagyunk velük.
Tervezés – Stratégia – Elindulás
„Inkább nem vezetem be, mert nem tudom, hogyan is kezdjek hozzá!”
Sohasem a megvalósítással kezdünk. Az elmúlt 7 év tapasztalatait felhasználva első körben mindig átvilágítjuk az ügyfelek folyamatait, és ezt követően készítünk egy Megvalósítási Akciótervet. A közös tervezés alapján az ügyvezetőink látják, hogy honnan hova fogunk eljutni, érteni fogják a lépéseket, és csak ezután kezdjük el – közösen – az automatizálást.
„Tervezés nélkül beleugrunk és menni fog…”
Soha! Audit és stratégiai tervezést követően kezdünk csak bele a rendszer elemeinek fejlesztésébe. Óriási hiba lenne, ha Hűbele Balázs módjára belevetnénk magunkat a folyamat közepébe!
„Nincsenek kész, dokumentált folyamataink, ezért nem is tudom, mire kellene kialakítani az automatizmusokat. Vannak ötleteim, vágyaim, de a cégem még ad hoc módon működik.”
Ezt a helyzetet megértve dolgoztuk ki és alkalmazzuk saját működő módszertanunkat, amelynek lényege, hogy megismerjük a cég működését, az ügyvezető céljait, vágyait és ennek alapján készünk egy Megvalósítási Akciótervet. Ahogyan fent is olvasható, az ügyvezetők így tisztán látják a folyamatot, hogy honnan hová tartunk, mit fogunk kialakítani, hogyan tudjuk támogatni a céget az automatizált rendszerek élesítését követően.
Mindig arra törekszünk, hogy az együttműködés során bevonjuk a cég munkatársait is a tervezésbe, hiszen ezzel jelentősen növeljük a kollégák nyitottságát, hozzáállását, és a rendszer bevezetését a mindennapi munkába.
Az automatizált rendszerek működése a gyakorlatban
„A mi cégünk egyedi/speciális dologgal foglalkozik, ránk nem lehet ráhúzni az automatizálást!”
Szinte minden új ügyfelünktől hallottuk már ezt a mondatot/gondolatot. Kizárólag olyan vállalkozásokkal dolgozunk együtt, ahol valóban tudunk segíteni. Felesleges és sablonos megoldásokat nem készítünk, hiszen minden esetben megismerjük a céget és a célokat, majd a Megvalósítási Akcióterv alapján bemutatjuk a megoldást. Az ügyvetők ennek alapján már látni fogják, hogy akár az ő vállalatuknak, cégüknek is milyen fejlesztéseket tudunk elkészíteni.
„Minden ügyfelünk más és más, egyedi szerződéseink vannak, azt nem lehet automatizálni!”
Érdemes ebben az esetben átnézni, hogyan működik a cég előszűrési folyamata. Amennyiben standard válaszokat, információkat lehet az ügyfelektől bekérni, akkor nagyon valószínű, hogy a szerződéskészítési és kiküldési folyamat automatizálható.
„Ha nem töltik a rendszert a munkatársak, akkor nem lesznek benne adatok!”
Ez mindig nehéz terület egy új folyamat, rendszer bevezetésekor. Tovább nehezíti a helyzetet, ha a munkatársakat nem vonták be a fejlesztésekbe, vagy nem értik a módosítások okát, célját. Ezért mi mindig arra törekszünk, és kérjük is az ügyvezetőket, hogy az Audit és Stratégiai Tervezés során vonják be a munkatársakat. Ilyenkor ugyanis rendszerint előjönnek olyan információk, amelyekkel az ügyvezetők sincsenek tisztában (pl. nem naprakészek, nem foglalkoznak azzal a területtel, sok minden megváltozott azóta, hogy nem vesz részt benne az ügyvezető…)
„Szabadon töltögetik majd az infókat, mindenki saját belátása szerint, az megint rossz irányba vezet.”
A gyakorlati tapasztalataink alapján azt látjuk, hogy érdemes a folyamatokban standard, előre meghatározott státuszokat, válaszokat kialakítani, így elkerülhető, hogy a felhasználók, munkatársak saját kényük-kedvük szerint töltsék ki az ügyfelekkel kapcsolatos adatlapokat. Természetesen vannak olyan alkalmak, amikor szükséges olyan mezőket biztosítani, ahol szabad szöveges információk rögzíthetők (pl. megjegyzés rovat). A standard válaszok azonban könnyedén mérhetők, csoportosíthatók, szűrhetők.
„Mindenki lát mindent, szerkeszthet, a munkatársak rálátnak olyan adatokra, amelyek nem rájuk tartoznak.”
Ha tudod, hogy melyik munkatárs miért felel, milyen munkakört tölt be, akkor egyszerűen beállíthatod, hogy a munkájukhoz mely információkra van szükségük. Így mindenki azt látja, ami a feladatai elvégzéséhez szükséges. Ez így egyszerű, ugye?
„Bonyolultabban fogom látni a munkatársaim, cégem eredményeit!”
Pont ellenkezőleg! Egyszerű felületen láthatók az eredmények mind a cégről, mind a munkatársak teljesítményéről. Például ha arra vagy kíváncsi, hogy milyen eredményeket értek el az értékesítőid, akkor napi valós idejű adatokból fogod azt átlátni. Ha pedig kíváncsi vagy a céged aktuális eredményeire, a céges mérőszámokból minden azonnal kiderül.
„Minden szerződés kiküldésekor szükséges újra és újra kitölteni az adatokat. Ezt nem lehet automatizálni!”
Ellenkezőleg! Ezt a funkciót azért alakítottuk ki, hogy a cégek életét megkönnyítsük. Egy új ügyfél bevezetésekor a rendszerben automatikusan elkészül a szerződés és ezzel együtt ki tud menni a díjbekérő/számla is automatizáltan. Órákban lehet mérni (havi szinten) a megtakarítást, a munkatársak erre fordított munkaidejét.
„Egyedi árajánlatokat készítünk, ezt a folyamatot nem lehet automatizálni!”
A szerződések készítéséhez hasonlóan az ajánlatokat is lehet automatizált folyamatban kialakítani. Ez azt jelenti, hogy csak az egyedi információkat kell megadni, az ajánlat többi része automatikusan elkészül. Ám ezzel itt még nincs vége a jónak, mert a rendszer abban is segít, hogy nem maradjon el az ajánlatok utánkövetése (follow up) sem.
Kapcsolódó cikkünket a marketingfolyamatok automatizálásáról itt találod.
Ha segítségre van szükséged a céged folyamataihoz, a rendszereid kezeléséhez, vedd fel velünk a kapcsolatot itt, vagy a Facebook, illetve LinkedIn-oldalunkon keresztül. Egy rövid beszélgetésben megnézzük, hogyan tudunk téged hosszútávon támogatni. Átnézzük az értékesítési folyamatodat, teszteljük az értékesítőidet és segítünk megtalálni a fejlődési pontokat is. Dolgozzunk együtt!
