Milyen időrabló tevékenységeket tudsz automatizálni a cégeden belül? Azaz, hogyan kapd el a grabancát a céges időrablóidnak?
Nagyon egyszerűen, profin megszervezett folyamatokkal és ütős szoftverekkel. Rengeteg olyan időrabló tevékenység van ugyanis egy vállalkozás életében, amelyeket ha automatizálunk, az alkalmazottak is nagyobb hatékonysággal és pontossággal dolgozhatnak, a cég pedig nagyobb nyereséget érhet el. Nézzük is meg, melyek ezek a folyamatok.
Mindennapi időrabló tevékenységek
Adminisztratív feladatok
Kevés embert ismerek, aki imádja az adminisztrációt. Valóban rengeteg időt vesz el a sok nyilvántartás, papírmunka, és gyakran érezhetjük úgy, hogy többet foglalkozunk adminisztrációval, mint tényleges munkával. A számlázás, az adatbevitel, a szerződésírás mind-mind olyan folyamatok, amelyek szükségesek, de extrán időrabló tevékenységek. Mi a megoldás? Az automatizálás! A megfelelő automatizálásnak köszönhetően nemcsak a papírmunkára fordított időt tudjuk jelentősen lecsökkenteni, de a hibákat is, miközben növeljük a produktivitást és a folyamatok hatékonyságát. Akkor is így van ez, ha a céges folyamatok egyediek.
Ügyfélkapcsolatok
Ügyfél nélkül nincs működő vállalkozás, megfelelő ügyfélkapcsolat nélkül viszont ügyfél sem. Elengedhetetlen tehát, hogy mindig legendás ügyfélélményt nyújtsunk a potenciális és a meglévő ügyfeleinknek is. Éppen ezért időt kell szánnunk az ügyfélkapcsolatokra. Az automatizálás lehetővé teszi ennek hatékonyabbá tételét, hiszen az ügyfélszolgálati folyamatokat megtámogathatjuk chatbotokkal, e-mailekkel, de hírlevelekkel is.
Marketing, az időrabló tevékenységek királynője
Lehet utálni, lehet szeretni, de kihagyni semmiképpen sem. Tudjuk, hogy az online marketing kampányok összeállítása és a különböző platformokon történő posztolás időigényes, de a marketing már csak ilyen. Foglalkozni kell vele. Erre is létezik azonban megoldás. Automatizálással, azaz ütemezett posztok, ütemezett hírlevelek és automatikusan futó kampányok összeállításával és közzétételével rengeteg időt és felesleges munkát spórolhatunk meg.
.
Pénzügyek
Hogyan lehet az időrabló pénzügyeket automatizálni? Egyáltalán melyek ezek a tevékenységek? Természetesen a pénzügyi kimutatások, a számlázás és a költségvetéskezelés. Speciálisan megtervezett automatizmusokkal ezeket a folyamatokat is megtámogathatjuk, így itt is jelentős lehet az időmegtakarítás. Az olyan számviteli szoftverek, mint a QuickBooks vagy a Xero leegyszerűsítik a pénzügyi műveleteket és csökkentik a hibákat is. Nem elhanyagolható szempont az sem, hogy az automatizálásoknak köszönhetően a cég költségei is csökkeni fognak, nagyobb termelékenységet és jobb eredményeket érhetünk el.
Logisztika
A raktározás, szállítás és természetesen maga a beszerzés is rengeteg folyamat együttese. Ennek megfelelően sok papírmunkát és szervezést, készenlétet igényel, vagyis a logisztikát is besorolhatjuk az időrabló tevékenységek közé. Itt is vannak azonban olyan területek, amelyek automatizálásával javíthatunk a folyamatok hatékonyságán.
Mivel kezdjük az időrabló tevékenységek felszámolását?
Fontos megjegyezni, hogy minden vállalkozás egyedi, és az automatizálásra alkalmas tevékenységek függenek a vállalkozás méretétől, iparágától és célkitűzéseitől is. Ezért mielőtt belevágnánk az átalakításban, feltétlenül szükséges egy alapos audit. Át kell vizsgálni az összes folyamatot, hogy tisztán lássuk, mely területeket lehet és érdemes is automatizálni, hogyan tudjuk ennek előnyeit a legjobban kihasználni. Hogy mely területeken milyen szoftvereket, automatizálást elősegítő forrásokat használhatunk, azt a következő írásunkban olvashatod.
A fentiekhez kapcsolódó cikkünket az automatizmussal kapcsolatos tévhitekről és hiedelmekről itt találod.
Ha segítségre van szükséged a céged folyamataihoz, a rendszereid kezeléséhez, vedd fel velünk a kapcsolatot itt, vagy a Facebook, illetve LinkedIn-oldalunkon keresztül. Egy rövid beszélgetésben megnézzük, hogyan tudunk téged hosszútávon támogatni. Átnézzük az értékesítési folyamatodat, teszteljük az értékesítőidet és segítünk megtalálni a fejlődési pontokat is. Dolgozzunk együtt!
